エンタメマーケッター22年目、経営者12年目、ゆみです。→ゆみのこと
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何でもGmailに送ってもらう
まず依頼されるタスクが、ばらばらといろんな所から来たら収拾がつきません。そこでまずGmailに入り口を集中させてもらいます。たとえば請求書が郵送できたり、Googleチャットで来たり、Slackで来たり、LINEで来たら。
だれでもそのうち「あっ！」という見落とし起こります。私も時々やってしまいます。なので、かならず「請求書はメールにPDF添付でお願いします」と案内しています。
メールは2025年現在、ほぼすべてのビジネスパーソンが使えるツールだからです。LINEより使われているでしょう。なのでメールで送ってください、は相手にも負担は無いはずです。
なんなら請求書ソフトから、メールであれば自動で送れるでしょう。LINEにドラッグするより楽です。
用件は先にメールを送って、それからLINEする（電話してもいい）
LINEなどのチャットツールで用件を、ずらずらと書く人がいますが、これもやめたほうがいいです。口頭・おしゃべりで伝えられた事が、抜け落ちてしまってもそれは、伝えた方の責任です。
私がおすすめするやり方は、メールで先に送る です。400〜1200文字程度ならGmailだけで十分です。1200文字を超える依頼内容なら、分割したタスクにするか、資料を作成して添付しましょう。
そして「メール送ったから読んどいてね」とLINEします。忙しい人達というのは、LINEに反応することは出来ても、何百通もメールが溜まったGmailを見ることがまだ出来ないからです。（もちろん、その受信トレイを空にしてほしいんだけどね）
LINEでつっつかれてGmailを見てもらうのです。でもこれが重要で、忙しい属の人達は、もうどこに何があるか分かってないのです。LINEで書かれても、もう流されてログがみつからない。ところが、Gmailなら検索性が高いので、ちょっと検索すれば、鈴木からのメールはすぐ見つかります。そして、消えることもないのです。
口頭でしゃべったこともメールしてね、とお願いする
「うんうん、わかったので、それオーダーならメールしてもらっていい？」と、Gmailに再度送ってもらうことをお願いします。納期、前提、予算などが話している時と変わってしまったり、本人は忘れてしまったり、言った言わないに発展することは人間が関わることなら必ず起こることです。
それを解決する簡単なことは、とりあえずログが残るメールで送ってもらって良い？とお願いすることです。しゃべって何でも指示する人っていうのは、その仕事を整理・構築する負担を、相手に押しつけようとしているのです。そういう人に限って、そういう意図じゃなかった、とか言うわけで。
そういう人を排除するためにも「まあ、わかったからさ。とりあえず書面で出してよ」みたいに突っぱねることが大事です。
そうすると「鈴木さんって意外に真面目なんだな。めんどくさい人だな」と向こうから去って行きます。
