Gmailだけ仕事術｜チャット・メッセージアプリをやめよう #3

エンタメマーケッター22年目、経営者12年目、ゆみです。→ゆみのこと

　鉄則として利用するツールを増やさない、ということがあります。管理するものを増やせば増やすほど、わたし達の脳のリソースは喰われてしまいます。

　なるべく少ないツールだけで仕事を完結させることを目指しましょう。それが仕事の基本です。そこで、可能な限りGmailだけで仕事をしています。プロジェクトもなるべくGmailに最適化させて、運用ルールを寄せてもらいます。

大前提＝受信トレイを毎日「空」「0通」にすることを目指す

　まず毎日、仕事の終了時に受信トレイは「0通」「空」であることを目指しましょう。これが基本ルールです。それが大前提であり目指すべき状態であることを頭にたたき込みましょう。

　自分が何らかの判断、決断をしなければいけないメールだけが受信トレイに入るようにします。

　時々気が向いた時に読めばいいメルマガなどは先に受信トレイをスキップするルールを設定しておきます。Amazonの購入レシートなど必要になってから検索すればいいような類いも、スキップさせます。

　わたし達の判断リソース（ドラクエでいうところのMPマジックポイント）は有限です。また減りが早い。なので、ここで余計なリソースを喰わないように、自動で進められるものは自動ですすめて温存してください。

　読んだら、その瞬間に判断します。

①読んで終わり→アーカイブ（※さらに、本質的に読む必要があったのか？をここで検討しもう届かないようにする工夫など行う）

②読んで考えて返信→アーカイブ（タスクのクローズ）

③読んで考えて返信して返事を待つ→受信トレイ残留

④読んだけど返せなかった→受信トレイ残留

⑤読まないでおいとく

　タスクには始まりがあり、クローズがあります。受信トレイに残っているメール達は、クローズしていないタスクです。返信してそれで自分の仕事が終わりであれば、タスククローズでアーカイブできます。

しかし、返事したメールに対して相手の回答を待って、さらにもう一度考えて、などのプロセスが残っている場合、タスクはクローズしません。これも当たり前の事ですが、1分、1時間、1日で終わるタスクもあれば、1週間、1ヶ月、1年かかるタスクもあります。

　しかしGmailベースタスク管理において、1年は長すぎます。タスクの粒度が大きすぎる。せいぜい受信トレイにそのメールが残存して良い期限は1ヶ月程度と思います。

　同じメールのスレッドがアーカイブしては、追加の要件が来てさらにオープンして、またクローズして、とスレッドが伸びていく場面もあり、それが3ヶ月、1年と続くことはもちろなりますが、それは新規タスクと考えましょう。

　私も仕事の管理が未熟で、追われる仕事をしていた忙しい時代は受信トレイには50〜100通程度が常に残存していました。すべてがなんだかんだ仕掛かりタスクです。読めば終わるようなタスクも、そこまで詰まってしまうと、進められないのです。汚すぎるゴミ屋敷がもう片付けをすることが難しいことと同様です。

　現在は0通になる日が年間で1/3（120日）程度。1〜10通が1/3、20〜30通が年の1/3。30通受信トレイにあるときは、やはり忙しいです。気持ちが落ち着かない時期になります。まさに今の2〜3月、夏イベント前の6〜7月は受信トレイが滞りがちで流れがよくないです。

　2025/03/28現在、この記事のために確認してみました。13通ほどメールがありました。そして実際はすでに片付いてるメールも残っていて、アーカイブすると4通でした。

①については2週間くらいの期間があるので回答あるまで残します。もう一つポイントは、自分がメールした、自分の直接的なタスクでなくてもこうして残して見守っているタスクがある、ということです。管理監督責任のある仕事が滞りなく進んでいるかを、チェックする仕事、なのです。

②と③は、契約変更です。どこかでチェックしないとイケない、と思いつつ、契約書読むのに時間がとられると思うと腰が上がらなくて、また期限がまだあるので、ついつい残留しています。

④昨日受信して、なんかやばそうだなと思いつつ、読まないで残しているメール。読めば終わるのだけれど、読むのがめんどくさい。しかしきっとマズいことが書いてある（笑）旅行に行く前にはかならずチェックしないとな、と思ってるメールです。

（次回※3月31日（月）更新ではさらに、Gmail仕事術を深めていきます。）